Archives départementales de l'Hérault

Quand on parle d'archives électroniques, on utilise souvent des termes proches pour parler de notions différentes. L'essentiel est de se créer un langage commun, sans qu'il soit réellement préjudiciable de s'écarter des définitions littéraires des archives « numériques », « électroniques » ou « informatiques »...
Il est important cependant de se souvenir que le Code du Patrimoine ne fait pas de distinction de forme et de support. Les archives électroniques sont donc traitées comme les archives papier. Elles doivent être classées, triées et versées selon des principes similaires mais adaptés à la nature spécifique des documents.

Lorsque les dossiers d'un service sont uniquement sous forme électronique, depuis leur création jusqu'à leur archivage, y compris leur signature, on parlera alors de dématérialisation d'une procédure. Le Conseil général de l'Hérault a ainsi dématérialisé depuis le 1er janvier 2005 la réception des candidatures de marchés publics. Des projets sont également en cours pour le contrôle de légalité des actes par la Préfecture par exemple.
Pour en savoir + sur la signature électronique, consulter la note des archives de France à ce sujet (DITN/RES/2004/004)
Lorsque l'on transforme des dossiers papier sous forme électronique on parle alors de numérisation. Celle-ci peut servir à gagner de la place, avoir une meilleure gestion des dossiers, pouvoir en assurer une diffusion plus vaste et rapide, ou bien préserver des originaux fragiles en ne les communiquant plus au public. Le Conseil général de l'Hérault a ainsi entrepris de numériser une partie des archives conservées aux Archives départementales (voir les archives en ligne), ou les dossiers de « l'espace logement ».

• Comment numériser ?
  La norme afnor NF Z42-013 définit les modalités techniques à respecter. La direction des Archives de France a quant à elle édité un recueil de recommandations : circulaire DITN/RES/2005/004.
• Et les originaux ?
  Numériser ne signifie pas obligatoirement que l'on peut éliminer les originaux. La circulaire DITN/DPACI/2005/001 explique que l'on ne peut pas éliminer des archives « définitives et historiques » (pour savoir comment on détermine quels dossiers sont « historiques », voir le chapitre tris et éliminations).

Plusieurs termes, plusieurs procédures décrivent comment gérer des documents électroniques, à la frontière entre plusieurs métiers, différents univers de gestion de l'information. Il existe cependant des textes spécifiques aux archives, qui s'inspirent de la norme du « Records Management » (ISO 15489) ainsi que des travaux du groupe INTERPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic System).
La commission européenne a ainsi publié un modèle de gestion spécifiquement destiné aux documents électroniques : le MOREQ (Model requirements for the management of electronic records), traduit par l'association des professionnels de l'information et de la documentation (ADBS).
Il existe également une norme (ISO 14721/2003) décrivant un système ouvert d'archivage à long terme de données électroniques (OAIS, Open archival information system).
Il ressort de ces textes qu'une des notions essentielles est la gestion de la preuve (authenticité du document), qui peut être assurée grâce à un système triple composé de l'enregistrement des documents, de leur classification (plan de classement), et de l'établissement de règles de conservation (durée de vie des documents et sort final). On voit donc que la gestion s'approche bien des documents papiers.

Que vos dossiers soient numérisés ou dématérialisés, il faut assurer le fait de pouvoir accéder à l'information pendant la durée de vie du document, ce qui signifie parfois sans limite de temps!
Il faut donc s'inquiéter des formats informatiques sous lesquels les fichiers seront enregistrés, ainsi que des supports sur lesquels ils seront sauvegardés.
Il est aujourd'hui impossible de garantir des formats et des supports sur des durées de vie supérieures à 20 ans (et même plutôt 10 ans). Il faut donc être conscient qu'archiver à long terme des documents électroniques entraînera forcément des coûts de migrations de formats et de supports (la durée de vie d'un CD est aujourd'hui estimée à une dizaine d'années par exemple).
Enfin, la gestion de millions de fichiers différents (les archives ici présentes en ligne représentent plus de 4 millions de fichiers par exemple) induisent une gestion rigoureuse du nommage des fichiers. A ce sujet, vous pouvez consulter les principes mis en place par la direction des Archives de France.

Comme pour un versement d'archives papier un versement d'archives électroniques doit être accompagné d'un bordereau de versement. Il est cependant demandé que les documents soient accompagnés de plus de données explicatives sur leur contenu que pour le papier, c'est ce qu'on appelle les « métadonnées » (par exemple, si le fichier informatique est une base de données, il faudra un dictionnaire expliquant à quoi correspond chaque type de données).
La procédure elle-même de transfert ne consiste pas à aller récupérer des fichiers sur un disque dur ou autre. Il faut en effet toujours s'assurer de pouvoir garantir l'authenticité des documents. Le groupe INTERPARES a ainsi déterminé 8 critères d'évaluation de la présomption d'authenticité.
La direction générale de modernisation de l'Etat (DGME) et la direction des Archives de France (DAF) ont édité dans le cadre du programme Adèle un « standard d'échanges » qui concerne le transfert, la communication, l'élimination et la restitution de documents électroniques.
Suite à ce standard, un projet de plate-forme d'archivage électronique a été lancé, afin de mettre en oeuvre « une infrastructure matérielle et logicielle de préservation à long terme des données électroniques, comportant un ensemble de fonctionnalités de transfert, réception, contrôle, stockage, communication et élimination de données.