Archives départementales de l'Hérault

Le dossier est un regroupement intellectuel et matériel de documents qui découle d'un processus ou d'une action.

On peut distinguer 2 grands types de dossiers :

• Les dossiers dits organiques (sériels), comme les permis de construire, les dossiers de personnel
• Les dossiers d'étude ou de projets, dont l'organisation est laissée à la liberté de leur producteur.

Parmi ces mêmes dossiers, il existe un dossier " maître " ou principal, que constitue le service pilote du projet, et qui contient la totalité des pièces référant à l'affaire. Dans les autres services circulent des dossiers parallèles ou des doublons, qui ne contiennent qu'une partie de l'information, avec des copies envoyées à titre d'information ou pour avis du service, en plus ou moins grand nombre.

L'archiviste privilégie la conservation du dossier du service pilote de l'affaire.

Lorsqu'un nouveau dossier est ouvert, il faut veiller à ce que :

• Chaque dossier porte un intitulé ou un titre dès sa création en évitant les termes " affaires générales " ou " divers ".
• Il doit porter des dates extrêmes (début-fin)

Il est conseillé de prévoir des subdivisions en sous-dossiers des dossiers complexes et de maintenir un ordre interne en laissant la pièce chronologiquement la plus ancienne sous les autres.

Le plan de classement :

Il est propre au service. Il n'existe pas toujours, ce qui est dommage. Il présente de façon hiérarchisée les missions, attributions et procédures. Il est même applicable à la gestion des documents électroniques.

Mais il doit distinguer ce qui relève des archives proprement dites et de la documentation.

Exemple : Plan de classement utilisé aux Archives départementales pour gérer à la fois les documents papiers dans les armoires et l'organisation des documents électroniques en réseau.

Enfin, le classement n'étant pas un entassement de documents dans des boites, il est conseillé de nettoyer régulièrement le dossier, en enlevant les pièces dites " de corbeille ", comme les brouillons, les doubles, les bordereaux d'envoi, les formulaires vierges, les documents reçus pour information.

Lors du conditionnement en boîte archives, prévoir d'utiliser des boîtes n'excédant pas 10 à 15 cm maximum et ne surtout ne pas entasser les dossiers dans de gros cartons. Ne pas oublier d'enlever les trombones et les agrafes, qui, avec le temps, rouillent et laissent des traces indélébiles sur les documents, de même les élastiques, qui se dessèchent et finissent par casser.

Comment gérer un dossier arrivé en fin de durée d'utilité administrative (DUA) ?

Les archives intermédiaires ont vocation à être regroupées dans un local spécifique où chaque service aura un emplacement déterminé.

Un correspondant -archives peut alors trouver sa place dans le service : soit en gérant le local de pré-archivage et en communiquant les dossiers aux services, tenir à jour les entrées/sorties de documents soit en contrôlant simplement l'accès du local archives.

Son rôle peut même aller plus loin, en sensibilisant les services à la tenue de leurs dossiers et de leur classement. Enfin, le correspondant archives est aussi l'interface avec le service des Archives départementales, tant pour la préparation des versements, que pour leur communication.

Si vous faites appel à des prestataires de services :

Il est possible dans certains cas, recourir à des sociétés privées d'archivage pour le stockage d'archives intermédiaires éliminables à terme.

Des questions de confidentialité et de sécurité matérielle des documents entrent alors en jeu et il est important d'y être attentif. L'entreprise qui stocke des archives n'est pas un déménageur-garde-meuble ni un stockeur de matériaux.

C'est pourquoi il est important, lorsqu'on décide de conclure un contrat avec une société sous-traitante pour externaliser des archives, de la sélectionner sur des critères précis.

Le contrat doit se faire sur la base d'un cahier des charges conforme aux spécificités des archives publiques (circulaire Direction des archives de France du 16 janvier 1997).

Ce cahier des charges sera envoyé pour approbation au directeur des archives départementales, avec la liste des documents à transférer, avant le transfert.

Il faut noter que les entreprises les plus professionnelles ont défini, à leur avantage, un niveau de qualité qu'elles s'engagent à respecter, sous la forme de la norme AFNOR Z 40-350.