Archives départementales de l'Hérault

Les archives communales sont des archives publiques imprescriptibles et inaliénables. Le maire est responsable au civil et au pénal des archives et doit les conserver :

• Pour la gestion des affaires communales,
• Pour la justification des droits des administrés,
• Pour la sauvegarde de la mémoire et du patrimoine communal.

Toute destruction de documents périmés doit être obligatoirement soumise à l'autorisation de l'Etat, représenté par le Directeur des archives départementales.
La commune est propriétaire de ses archives. A ce titre, les frais de conservation des archives constituent une dépense obligatoire pour les communes : de l'achat des boîtes à l'aménagement d'un local, en passant par le classement et éventuellement la restauration des documents.
Les archives de la commune doivent être conservées dans un bâtiment public et dans des meubles et pièces inaccessibles au public.
Le maire est agent de l'Etat dans sa commune, notamment pour la tenue de l'Etat civil, du cadastre et l'organisation des élections.
Les délibérations, actes réglementaires et officiels doivent être consignées dans des registres obligatoirement cotés et paraphés au préalable par le préfet ou le sous-préfet de l'arrondissement.
L'état civil doit être relié périodiquement, le secrétaire de mairie doit tenir à jour les tables décennales.
Après chaque renouvellement de municipalité, un récolement des archives doit être établi et un procès verbal de décharge et de prise en charge doit être dressé.
L'accès aux archives communales est un droit public.
Les délibérations, budgets et pièces à l'appui, permis de construire, listes électorales (mais pas les listes d'émargement) sont des documents immédiatement communicables. Tous les autres documents ne peuvent être communiqués qu'après un délai de 30 ans, sauf l'état civil et le cadastre consultables à partir de 100 ans, sinon sous forme d'extraits délivrables par le secrétaire de mairie. Les matrices cadastrales contenant des informations liées à la vie privée ne peuvent être librement manipulées par le public. En revanche, le plan cadastral peut être consulté.
Le Directeur des Archives départementales doit être consulté pour tout aménagement éventuel des locaux d'archives.

Conseil et contrôle des Archives départementales

Le directeur des Archives départementales est chargé, au nom du directeur des Archives de France, sous l'autorité du Préfet du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives des collectivités territoriales, notamment par :

• La délivrance de visas préalables à toute élimination de documents publics,
• L'approbation concernant l'aménagement de locaux d'archivage,
• Les visites sur place.

Le dépôt des archives anciennes

La commune peut décider, après délibération du Conseil municipal, et en accord avec le directeur des Archives départementales de confier ses archives en dépôt aux Archives départementales. Les documents, restant la propriété de la commune, intègrent une série qui leur est propre EDT, le fonds communal étant identifié par le numéro INSEE de la commune.
Ce dépôt est obligatoire pour les communes de moins de 2000 h au titre de loi n°70-1200 du 21 décembre 1970. Il concerne les documents suivants :

• L'état civil de plus de 150 ans,
• Les documents cadastraux qui ne sont plus en vigueur depuis plus de 30 ans,
• L'ensemble des autres documents de plus de 100 ans.

Une dispense peut être accordée par le Préfet, sur avis du directeur des Archives, si les conditions de conservation sont satisfaisantes dans les locaux municipaux.

L'aide au classement et à la gestion des archives

 Les Archives départementales, en partenariat avec le centre de gestion de l'Hérault, ont développé un service d'aide au classement et à la gestion des archives : la Mission archives 34