Archives départementales de l'Hérault

L'inscription en salle de lecture est ouverte à tous et est gratuite. Une pièce d'identité officielle vous est demandée lors de l'inscription. La carte de lecteur qui vous est remise sert à commander des documents et à payer d'éventuelles copies.

Les Archives départementales de l'Hérault n'envoient pas de microfilms d'Etat civil à l'extérieur. Cependant, nous recevons des bobines en provenance d'autres départements pour les mettre à disposition des lecteurs sur nos appareils. Les modalités d'envoi variant d'un département à l'autre, nous vous invitons à contacter l'accueil téléphonique pour en connaître le détail.

En salle de lecture l'usager trouvera des inventaires, des répertoires, des aides (sous forme papier essentiellement et progressivement sous forme électronique) qui vont le guider dans ses recherches, et l'amener à trouver la référence du dossier qu'il voudra consulter.
Le personnel des archives est là pour apporter l'aide nécessaire à sa recherche.
Grace à la carte de lecteur l'usager peut commander des documents. Le personnel des archives va ensuite le chercher dans le dépôt. Il faut compter en moyenne 15 à 20 minutes de délai pour que celui-ci soit disponible. Si le lecteur n'a pas fini de consulter son document en fin de journée et qu'il sait qu'il reviendra dans les deux semaines à venir, il peut le laisser en réserve. Il sera ainsi disponible immédiatement lors de sa prochaine venue.
Un certain nombre de documents sont numérisés et sont consultables directement sur ordinateur. Il s'agit sensiblement des mêmes documents qui sont ici en ligne (avec quelques écarts possibles sur les dates de communication).

Les attentes du publics sont différentes selon qu'il s'agisse d'une recherche administrative ou historique, relevant d'une curiosité personnelle ou d'un travail universitaire.
Quelles qu'en soient les raisons, la communication des documents est une finalité. C'est dans cette perspective que sont réalisés les instruments de recherche. Ils sont mis à la disposition du public, même si les documents qu'ils décrivent ne sont pas librement communicables.
Deux conditions président à la communication des documents eux-mêmes :

• La réglementation en vigueur (Code du Patrimoine, Loi du 15 juillet 2008).
• L'état du document : en effet, le mauvais état d'un document normalement librement communicable peut entraîner son exclusion de la consultation pour des raisons de sauvegarde.
• Les originaux bénéficiant d'un support de substitution sont exclus de la communication.

Il est à préciser qu'une personne peut avoir accès à un dossier la concernant directement : dossier de carrière, jugement, acte notarié...
Le Code du patrimoine fixe différents délais de communicabilité des archives publiques.
Les documents non librement communicables peuvent faire l'objet d'une demande de consultation par dérogation. La procédure se déroule en plusieurs étapes :

• Le dossier de demande de dérogation est visé par les Archives départementales (le personnel peut vous aider à le remplir) : les renseignements fournis permettent d'identifier le demandeur (qui doit motiver sa démarche) et de décrire le(s) document(s) souhaité(s).
• La demande est transmise au service producteur du dossier ou au service héritier des missions qui l'ont généré pour avis.
• Après retour aux Archives départementales, le même dossier est transmis à la Direction des Archives de France, qui est seule habilitée à en décider l'issue. Le demandeur est informé par courrier de la décision par la Direction des Archives de France.

En cas de refus, le demandeur peut faire appel à la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA).