Archives départementales de l'Hérault

La notion d'archives est large. Le Code du Patrimoine (livre II, art. L211-1) définit qu'il s'agit de « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits et reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité ». Les archives sont ainsi le produit final de l'activité d'une personne ou d'un service (tant en documents produits que reçus). Elles sont d'origine publique ou privée. Les archives électroniques sont donc des archives à part entière et relèvent des mêmes pratiques que toutes les autres archives. En savoir + sur le statut des archives et les différents producteurs

Il est nécessaire de conserver ses archives pour au moins trois raisons :

• D'abord pour assurer la gestion du service ;
• Ensuite pour permettre à toute personne physique ou morale de pouvoir justifier ses droits et de conserver des preuves en cas de litige
• Enfin, pour assurer la préservation des matériaux qui serviront à l'enseignement et à la recherche.

Les archivistes considèrent que l'on peut associer à ces fonctions trois " âges " aux archives :

• Les archives courantes : il s'agit de dossiers vivants, conservés à proximité, en général dans les bureaux, qui servent à la gestion courante des affaires.
• Les archives intermédiaires : il s'agit de dossiers considérés comme clos mais auxquels le service se réfère parfois, et qu'il continue de conserver pour des impératifs de gestion ou de prescription légale. Ces archives intermédiaires ont quitté les bureaux et sont conservées dans un local à proximité.
• Les archives définitives : il s'agit de dossiers clos, dont l'utilité de gestion est éteinte mais qui présentent un intérêt historique. Ils seront conservés définitivement après leur versement aux Archives départementales .

Le fonctionnaire est responsable de ses archives. La circulaire du 2 novembre 2001 rappelle les obligations de services producteurs, qui doivent " tout mettre en œuvre pour organiser en leur sein les procédures relatives à la gestion de leurs archives intermédiaires ".

A l'issue de ce pré-archivage, il doit opérer le versement de ces archives, qui ont un caractère inaliénable et imprescriptible.

De même, le Maire est responsable des archives de sa commune.

Afin d'éviter notamment de très vite voir le local archives déborder, afin d'être toujours capable de retrouver un dossier ou une pièce dans un dossier, il est important de bien gérer les documents dès leur création, au sein même des services. C'est ce qu'on appelle le " préarchivage ", et il est à organiser en dialogue avec le ou les archivistes du service.

Une partie seulement des archives accède au statut d'archives définitives (ou d'archives historiques). En effet, au terme de leur durée d'utilité administrative (DUA), certains documents sont triés, voire éliminés. Seules les archives considérées comme définitives ont vocation à être versées aux Archives départementales.

Après avoir classé et trié les archives d'un service, celui-ci est tenu de verser aux Archives départementales les dossiers considérés comme définitifs et historiques (et uniquement ceux-là). Il ne s'agit pas en effet simplement de faire de la place dans un local en se déchargeant d'une partie de dossiers jugés encombrants. Cette opération est ainsi accompagnée de la rédaction d'un bordereau qui doit suffisamment détaillé. Ce n'est qu'une fois ce bordereau validé par les Archives départementales que le transfert pourra effectivement avoir lieu.

Un service ayant versé des archives peut à tout moment les consulter. Cette consultation peut se faire sur place aux Archives départemenatles, ou bien à par prêt du document au service d'origine. D'autres services ou les administrés peuvent également demander à consulter des documents. Des délais variables sont appliqués aux différents types de dossier avant que ceux-ci ne puissent être mis à disposition du public, opérant un subtil et difficile équilibre entre droit à l'information et protection de la vie privée, entre droit de regard sur l'Administration et secret défense ou protection de secrets industriels et commerciaux.

Les archives électroniques sont un cas particulier des archives. Pourtant elles sont considérées comme d'autres documents d'archives, et dépendent donc également du Code du Patrimoine lorsqu'elles sont publiques. Bien que le résultat visé soit le même qu'avec des archives papier la gestion en est cependant différente. On en assure la conservation à long terme en réfléchissant aux formats et supports de stockage, et le versement d'archives électroniques s'accompagne de précautions supplémentaires.

Bibliographie

ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANÇAIS, les Archives, c'est simple !, Paris, 2005, 23 p. (brochure disponible sur simple demande formulée auprès des Archives départementales).

ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANÇAIS, Abrégé d'archivistique, Paris, 2007, 2e édition revue et augmentée, 315 p. BASTIEN Hervé, Droit des archives, préface d'Alain-Erlande Brandebourg, Direction des Archives de France, Paris, La Documentation française, 1996, 192 p.