Archives départementales de l'Hérault

Les services d'archives, qu'ils soient publics ou privés, ont pour première mission de collecter et rassembler les documents destinés à une conservation définitive.

De manière générale, le service d'archives d'un organisme collecte les archives produites par celui-ci. Toutefois, cette règle n'est pas applicable aux Archives départementales, service du Conseil général, dont les compétences ont été fixées notamment par la loi de décentralisation du 22 juillet 1983 (article 66).

Ainsi, les Archives départementales collectent les archives de toutes les administrations et établissements publics dont le ressort est départemental...et depuis 1990, elles ont compétence à collecter les archives des administrations au ressort supradépartemental dont le siège est dans le département.

• archives de la Préfecture et des services extérieurs de l'Etat
• archives du Conseil général
• archives des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public.
• des minutes et répertoires des officiers publics et ministériels.
• archives de la Préfecture de Région et des services extérieurs de l'Etat...

Par ailleurs, les Archives départementales ont également vocation à recevoir des archives publiques en dépôt par mesure de sauvegarde (archives centenaires des communes de moins de 2000 habitants, archives hospitalières...)... à recevoir également des archives privées particulièrement significative pour l'histoire du département (papiers de famille, archives d'entreprises, archives d'associations... )

Le classement est la seconde grande mission du service d'archives. En effet, c'est cette étape qui permet de rendre les archives accessibles aux chercheurs grâce à la rédaction d'un instrument de recherche.

Une fois le tri et l'analyse des documents effectués[lien page : tris classements], les archivistes organisent un plan de classement cohérent pour ordonner les dossiers d'un même fonds. Ce plan de classement reflète l'organisation et le fonctionnement de la structure d'origine.

Par ailleurs, un cadre de classement réglementaire est appliqué aux Archives départementales, hospitalières ou communales. Ce cadre réglementaire, qui fixe la répartition des fonds en séries et sous-séries a permis l'uniformisation des pratiques sur le territoire et facilite la recherche aux usagers.

La conservation est l'une des fonctions fondamentales du service d'archives. Cette structure permet l'accueil physique de collections dans les meilleures conditions possibles afin de maintenir leur intégrité et permettre leur communication.

Pour cela, le service d'archives doit lutter contre divers agents de dégradation (eau, humidité, lumière, mauvais conditionnement, rongeurs, manipulations excessives...) tout en respectant plusieurs règles de protection :

• Respect des normes de construction du bâtiment (contre le feu, l'eau, les variations de température, le vol...)

• Usage de matériel adapté et adéquat (supports de stockage, boites de conditionnement...)

• Contrôle régulier des espaces de stockage et relevés systématiques des conditions hygrométriques (température et humidité relative)

• Contrôle régulier de l'état physique des documents (et restauration si nécessaire)

• Surveillance de la communication en salle de lecture ou lors d'expositions afin d'éviter les vols ou tout acte de vandalisme.

C'est l'aboutissement des 3 missions précédentes : rendre les archives accessibles aux publics et permettre leur exploitation.

Les archives sont utilisées par de nombreuses personnes : administratifs, particuliers à la recherche de leurs droits, étudiants, amateurs d'histoire locale, généalogistes...

Cette variété des publics s'explique par la double valeur des archives :

• leur valeur probante puisqu'elles permettent de justifier des droits
• leur valeur patrimoniale puisqu'elles permettent de retracer l'histoire d'une région, d'une personne...

Souvent interne dans les organismes privés ou dans les administrations, la communication est tournée vers les différents publics dans les services publics d'archives.

Les archives sont le plus souvent consultées en salle de lecture mais leur communication ou leur accessibilité est également possible par le biais d'expositions, d'articles, de colloques, d'ateliers pédagogiques, de séances de formation ...