Archives départementales de l'Hérault

Il y a une contradiction entre la mission de préserver les documents originaux (multiples consultations, acidité du papier, humidité, ...) et celle de diffuser auprès du plus large public possible. En effet, plus on consulte le document (parfois unique), plus on met à l'épreuve son intégrité physique (avec des coûts associés et récurrents de restauration). Les campagnes de microfilmage et de prises de vues photographiques ont permis jusqu'à présent de répondre en partie à ce problème en proposant un support de substitution. Les technologies numériques, et l'arrivée de certains numériseurs adaptés aux fonds patrimoniaux, offrent aujourd'hui de nouvelles et réelles opportunités : constitution de fichiers couleur, consultation sur des postes informatiques qui font désormais partie intégrante de notre environnement quotidien, recherche documentaire par mots clefs (après une indexation préalable des fichiers numériques), diffusion aisée et rapide, ...

La préservation

Les documents qui ont été numérisés en priorité aux Archives départementales de l'Hérault sont

• ceux qui ont été fragilisés par une consultation intensive ( les registres de l'état civil, des recensements de population...),
• ou de très grandes dimensions, plusieurs mètres de long, donc difficilement communicables ( plans de l'Ancien régime... ),
• ou très anciens et en mauvais état de conservation ( fonds de notariat ancien de Montpellier, XVIe siècle... ).

L'élargissement de la diffusion et l'optimisation de la qualité de service rendu aux lecteurs, La numérisation amplifie les avantages déjà rendus par le microfilmage et rend possible la diffusion par les réseaux quasi instantanée et mondiale. La numérisation fait reculer les contraintes géographiques et temporelles. Par ailleurs, les outils de visualisation permettent de mieux orienter les vues, de grossir les images, de sélectionner des parties; la numérisation permet parfois la restitution de renseignements illisibles sur des documents originaux endommagés.

Il faut distinguer deux étapes lors d'un projet de numérisation :

La numérisation des supports

Il est important de noter que de la qualité des images constituées lors de cette phase de numérisation dépendra toute la vie numérique du document. Par exemple un texte imprimé "mal numérisé" donnera des résultats très aléatoires lorsqu'il sera traité par un logiciel de reconnaissance de caractères;

L'usage des images constituées

Au delà de tout le travail préparatoire indispensable à un projet de numérisation (classification des fonds, foliotage, nommage de fichiers, choix des formats et de la résolution des fichiers, ...), et qui d'ailleurs nécessitera le rassemblement de diverses compétences au sein du service, il faudra dès le départ définir la finalité du projet :

• constitution de fac-similés pour l'action culturelle, d'images pour les éditeurs, ou simples copies pour le public,
• productions multimédia, cédéroms ou dévédéroms,
• mise en ligne des données.

Au cas par cas, il faut se poser les mêmes questions :

Microfilmage et/ou numérisation ?

Jusqu'à ce jour, le débat entre microfilmage et numérisation se résumait de la manière suivante : "Le microfilmage est nécessaire pour la conservation, et la numérisation pour la diffusion". Désormais, on observe une nouvelle tendance de projets qui tendent à considérer la numérisation comme une manière aisée de diffuser, mais également comme une forme de sauvegarde. Elle relève de toute façon de la conservation préventive, en se substituant à la consultation des originaux.

Numérisation directe du document ou à partir du microfilm ?

• A partir du microfilm
  La constitution de fichiers numériques peut être obtenue soit en numérisant des microformes (microfilms ou microfiches), soit les originaux. Le principe consiste à " capturer " chacune des vues pour constituer un fichier image associé. Certains fonctionnent en mode automatique (mais dans ce cas nécessité de mettre en place des procédures de contrôle afin de s'assurer que toutes les vues ont été numérisées, et avec une bonne qualité), et d'autres en mode manuel avec un contrôle par l'opérateur de la qualité de chacune des vues capturées.
• A partir des originaux
  C'est l'étape qui consiste à rendre numérique une information analogique présente sur des supports très variés : manuscrit, texte imprimé, plan, plaque de verre, etc... Cette opération est essentielle car il faudra apporter la garantie que ce travail (réalisé en interne ou chez un prestataire) ne mettra pas à défaut l'intégrité physique du support. Les numériseurs du marché se sont adaptés au patrimoine : on ne numérise pas dans les mêmes conditions (et donc avec les mêmes matériels) des sceaux, plans, manuscrits, plaques de verre, ...
  Différents critères permettront de choisir entre la numérisation des microformes ou celle des originaux.
  La numérisation des microfilms apporte l'avantage de ne pas avoir à recourir aux originaux fragiles.
  Lorsque l'on numérise des microfilms, il faut être très attentif à la qualité de la prise de vue photo initiale : conditions d'éclairage, homogénéité des vues, qualité de la mise au point, du développement photo, ...
  Lorsque l'on numérise les originaux, l'opérateur peut adapter ses réglages page par page avec une grande latitude, puisqu'il a le document original sous les yeux : modification des contrastes, cadrages différents, prise en compte des cas particuliers (feuillets volants, planches dépliantes et réglages associés, noms de fichiers spécifique...). Lorsque l'on numérise un microfilm, on " subit " les choix qui ont été faits lors de la prise de vue photo plusieurs années, voire décennies auparavant par une autre personne.

Les documents d'archives ont été numérisés sous différents formats : En ce qui concerne les documents textuels ou iconographiques

• pour la conservation des données numériques ( constitution d'un collection de sauvegarde des données dans leur intégralité ), il a été décidé de demander aux prestataires de fournir les images numérisées en format TIFF LZW avec un enregistrement sur cédéroms.
• pour la diffusion, ces mêmes données ont été livrées sur un autre jeu de cédéroms et disque dur externe au format jpeg avec une résolution de 200 à 300 DPI.

Le conseil général de l'Hérault s'est en un premier temps doté d'un réseau informatique interne permettant aux usagers de la salle de lecture d'avoir accès aux plans du cadastre « napoléonien » ( en 2001- 2002) . Puis, c'est l'état civil du département (actes et tables décennales de la Révolution jusqu'en 1904) déjà en cours de microfilmage qui est numérisé et mis à disposition du public ( dès 2002 ). Ont ensuite suivi des collections de documents très demandés, fragiles, précieux... : les listes des recensements de la population, la collection des registres du notariat ancien du Montpelliérain, tables de l'enregistrement, des documents iconographiques tels que des affiches illustrant les différents temps forts du départements, cartes postales, plaques de verres, diapositives, plans contenus dans des dossiers communaux soumis au contrôle de la préfecture (notamment églises, mairies, écoles...), documents sonores et audiovisuels... ( 2003-2007 ). Ils sont consultables en salle de lecture et sur ce site

Le microfilmage des documents est réalisé par le personnel des Archives départementales. Les travaux de numérisation sont effectués par plusieurs sociétés de service, chacune spécialisée dans un type de prestation (Les archives audiovisuelles, les archives sonores ainsi que les documents iconographiques de très grands formats nécessitent des compétences et des matériels spécifiques).